Privacy-statement

AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) protocol Macina Foundation

Inleiding
Macina Foundation (hierna: “de stichting”) heeft zich voorgenomen acties te ondernemen om te voldoen aan de Europese AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Daarom is conform het AVG Protocol voor Kleine Stichtingen en Verenigingen van Partin dit dossier opgesteld. In dit dossier is vastgelegd hoe de stichting omgaat met de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens, met welke instanties de gegevens worden gedeeld en waarom, en hoe hiervoor de toestemming van de betrokkenen is geregeld. Ook is de privacyverklaring van de stichting in dit dossier opgenomen en staat beschreven hoe de privacyverklaring onder de aandacht wordt gebracht van allen die met de stichting van doen hebben. Het dossier is vastgesteld door het bestuur van de stichting en is desgewenst in te zien door donateurs en andere organisaties die verbonden zijn aan de stichting.

1. Register verwerkingen
De stichting heeft in Gmail een e-mailadres bestand, welke dient als relatiebestand. Daarin worden de e-mail adressen van alle donateurs en andere geïnteresseerden bijgehouden. Het doel van het bestand is om de donateurs sponsoren per email te kunnen benaderen voor de nieuwsbrief en uitnodigingen voor evenementen zoals het jaarlijkse benefietfeest.
In het relatiebestand worden de volgende gegevens opgenomen: volledige naam en e-mail adres.

Gegevens uit het relatiebestand worden niet met derden gedeeld. Alleen de secretaris en voorzitter van het bestuur hebben toegang tot het relatiebestand. Aan de personen die vóór het vaststellen van dit AVG Protocol zijn opgenomen in het relatiebestand is daarvoor geen toestemming gevraagd. Personen die wensen dat de stichting hun gegevens uit het relatiebestand verwijdert, hebben daartoe altijd het recht. Opmerkingen daarover zijn opgenomen in de privacyverklaring. Aan personen die ná het vaststellen van dit AVG Protocol persoonsgegevens met de stichting delen, wordt toestemming gevraagd deze op te nemen in het bestand via de privacyverklaring.

2. Privacyverklaring
Na vaststelling van dit AVG Protocol wordt aan donateurs en andere relaties van de stichting onderstaande privacyverklaring voorgelegd alvorens persoonsgegevens zullen worden opgenomen in het relatiebestand. De privacyverklaring zal op de website worden geplaatst. Daarnaast zullen de bestaande sponsoren via de nieuwsbrief over de privacyverklaring worden geïnformeerd. Donateurs die geld hebben gedoneerd krijgen de keus zich aan te melden voor de nieuwsbrieven en dienen daarmee akkoord te gaan met de privacyverklaring.

Inhoud van de privacyverklaring:
Macina Foundation legt voor onbepaalde tijd uw naam en e-mailadres vast. Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan derden. Uitsluitend bestuursleden van onze stichting hebben de mogelijkheid de gegevens in te zien. Zelf heeft u ook het recht om de gegevens in te zien, neem daarvoor contact op met de stichting. Alle aan ons toevertrouwde informatie wordt door ons vertrouwelijk behandeld. Uw e-mailadres wordt uitsluitend gebruikt om informatie te sturen die onze stichting betreffen, zoals nieuwsbrieven over de projecten in Ghana en evenementen. U kunt zich te allen tijde afmelden voor onze nieuwsbrieven. Stuur daarvoor een mail aan ddmacina@gmail.com. Ook e-mailadreswijzigingen en andere wijzigingen kunt u via de mail aan ons doorgeven. U kunt ons bovendien te allen tijde verzoeken om uw persoonsgegevens uit ons relatiebestand te verwijderen.  

Tijdens bijeenkomsten van de stichting, bijvoorbeeld het jaarlijkse benefietfeest, worden foto’s gemaakt. Deze kunnen geplaatst worden op onze sociale media of de website. Indien u dit onwenselijk vindt, kunt u dat bij het bestuur aangeven. Indien u wenst dat een foto die op sociale media of de website geplaatst is wordt verwijderd, kunt u dat ook aangeven. De stichting zorgt voor een goede en passende beveiliging (zowel technisch als fysiek) van de aan ons toevertrouwde persoonsbestanden en gemaakte foto’s.

3. Bestuursbesluiten rondom de AVG
Deze zijn niet van toepassing, omdat de stichting zoveel mogelijk probeert te voldoen aan de wetgeving.

4. Beleid rondom continuïteit
Het relatiebestand van de stichting is opgeslagen op de vaste computer van de voorzitter van Macina Foundation. Alleen de secretaris en voorzitter van het bestuur hebben toegang tot de betreffende computer. Indien de opgeslagen persoonsgegevens onverhoopt op straat komen te liggen, zal de stichting dit conform de meldplicht datalekken melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

5. Aanstelling Functionaris Gegevensbescherming
De privacytaak van de stichting is belegd bij een van de bestuursleden, te weten Herma Dorresteijn.

STEUN ONS!
Wilt u ons steunen? Doneer dan op rekening nummer NL94TRIO0254659624